Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien liikkeemme ( Kosmetologi & Sairaanhoitaja Pirita ) palveluita. Tarkempi kuvaus palveluistamme löytyy verkkosivuiltamme tai kysyttäessä meiltä.

Tässä tietosuojaselosteessa muun muassa kuvataan:

miten Liikkeemme käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.
minkälaisia henkilötietoja Liikkeemme voi kerätä asiakkaista.
mihin tarkoituksiin Liikkeemme voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja.
asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja.

Rekisterin ylläpitäjät

Pirita Kaarlela 2745499-3

Edellä mainitut rekisterin ylläpitäjät hallinnoivat ja ylläpitävät tässä tietosuojaselosteessa kuvattua asiakasrekisteriä itsenäisesti ja toisistaan riippumattomina ja muodostavat yhdessä tässä tietosuojaselosteessa kuvatun Liikkeen. Mikäli jokin edellä mainituista rekisterin ylläpitäjistä päättää siirtyä harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen, on Liikkeellä oikeus luovuttaa kopio asiakasrekisteristä myös kyseisen ulkopuolisen liikkeen käyttöön. Mikäli yksityishenkilö edellyttää, että hänen henkilötietonsa säilyvät ainoastaan tämän tietosuojaselosteen mukaisen Liikkeen käytössä, niin tästä pyydetään ilmoittamaan rekisterinpitäjien yhteyshenkilöä.

Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Nimi: Pirita Kaarlela
Puhelinnumero: 0456067090
Sähköpostiosoite: info@kosmetologipirita.fi
Osoite: Brahenkatu 14 20100 Turku

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tausta

Asiakasrekisteriin kerätään Liikkeen (ts. rekisterinpitäjät yhdessä) asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään etenkin asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja markkinointiin.

Liikkeen edustajat käyttävät yhdessä henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Timma-palvelua, joka on Timma Oy:n tuottama ajanvaraus- ja asiakkuudenhoitojärjestelmä (lisätietoja: www.timma.fi). Selvyyden vuoksi todetaan, että Timma Oy ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan kyseinen yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää myös siihen, että Liikkeen edustajien liiketoiminta suojataan sekä Liikkeen edustajien henkilökohtainen turvallisuus taataan. Tämän tarkoituksen toteuttaminen voi edellyttää esimerkiksi sitä, että asiakasrekisteriin kirjattua henkilöä rajoitetaan käyttämästä Liikkeen tai sen edustajien palveluita. Henkilöltä voidaan esimerkiksi evätä Liikkeen palveluiden käyttöoikeus (ml. mahdollisuus tehdä ajanvarauksia Liikkeeseen Timman kautta), jos esimerkiksi henkilön aiheuttaman häiriön, maksuvelvollisuuden rikkomisen tai käyttämättömän ajanvarauksen vuoksi on aihetta epäillä, että henkilö voisi aiheuttaa jatkossa haittaa, ajanhukkaa tai vahinkoa Liikkeelle tai sen edustajille. Pyrimme ratkaisemaan ilmenneet haitat mahdollisimman kohtuullisin ja kevyin menetelmin, esim. edellyttämällä uuden varauksen yhteydessä tehtävää ennakkomaksua.

Rekisteriin kerätään asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaalta pyydetään nettiajanvarauslomakkeen tai muun ajanvarauksen (esim. puhelu) yhteydessä seuraavat tiedot:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Varauksen lisätiedot tai erityistoiveet
Sähköpostilla tapahtuvaa suoramarkkinointia koskeva suostumus
Tekstiviestillä tapahtuvaa suoramarkkinointia koskeva suostumus

Lisäksi Liike voi tallentaa henkilöstä seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:

Osoite
Henkilön yleistiedot, ml. tiedot koskien tarjottavia palveluita
Kuinka monta kertaa henkilö on jättänyt saapumatta paikalle sovittuna ajanvarauksena
Kenen Liikkeen edustajan kanta-asiakas kyseinen henkilö on
Henkilölle myönnetyt alennukset
Lisätietoja asiakassuhteen aikana kerättyjen henkilötietojen hyödyntämisestä henkilön eduksi myös tulevaisuudessa.
Mahdolliset häiriötilanteet sekä käyttämättömät ajanvaraukset, joita ei ole kohtuullisessa tai pyydetyssä ajassa ennen ajanvarausta peruutettu.

Edellä sanotun lisäksi asiakkaasta jää Liikkeelle tietoon ajankohta ajanvarauksesta sekä asiakkaan tunniste.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja oikeusperusta

Henkilötiedot ensisijaisesti saadaan, kun asiakas tekee ajanvarauksen tai kun asiakas muulla tavoin luovuttaa Liikkeelle itsestään henkilötietoja.

Edellä sanotun lisäksi asiakkaasta voidaan tallettaa palvelun tarjoamisen yhteydessä lisätietoja, joilla pyritään varmistamaan laadukas palvelu tai liiketoiminnan suojaaminen myös jatkossa. Tällaisia lisätietoja voivat olla asiakkaalle soveltuvat palvelut ja tuotteet sekä muut asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot.

Myös henkilön aiheuttamista häiriöistä, maksuvelvollisuuden rikkomisista ja käyttämättömistä ajanvarauksista voidaan tallentaa Liikkeen edustajan aloitteesta tieto asiakasrekisteriin, mikäli henkilön aiempi toiminta ja oikeutettu etumme antaa siihen aiheen.

Asiakasrekisteriimme välittyy myös käyttämämme järjestelmän kautta asiakkaan henkilötietoja, kun asiakas tekee Liikkeeseen ajanvarauksen Timma-palvelun kautta.

Edellä sanotun lisäksi Liike voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. Liikkeemme varaa myös oikeuden käyttää verkkosivuillansa evästeitä, jotka käyttäjä voi kieltää tyypillisesti selaimensa asetuksista.

Tietojenkäsittelymme perustuu ennen kaikkea seuraaviin oikeusperustoihin:

Sopimusvelvoitteemme: Tarvitsemme asiakkaidemme henkilötietoja täyttääkseen sopimusvelvoitteet, eli tavanomaiset palveluvelvoitteemme asiakkaidemme kanssa.
Lailliset velvoitteemme: Tarvitsemme myös asiakkaidemme tavanomaiset henkilötiedot laillisten velvoitteidemme täyttämiseksi, eli etenkin vero- ja kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi sekä vastuukysymyksien ratkaisemiseksi.
Oikeutetut etumme: Voimme myös tarvita henkilötietoja oikeutettujen etujemme puitteissa, eli etenkin varmistaaksemme henkilökuntamme turvallisuuden ja liiketoimintamme asianmukaisen suojaamisen sekä väärinkäyttöjen estämisen.
Suostumuksesi: Siltä osin, kun olet antanut tiedot oma-aloitteisesti meille palvelujemme tarjoamista varten, niin tietojen vastaanotto ja niiden käsittely voi perustua myös antamaasi suostumukseesi. Suostumuksesi lisäksi tietojenkäsittelymme oikeusperusta liittyy kuitenkin myös edellä mainittuihin itsenäisiin oikeusperustoihin, eli sopimukseen, laillisisiin velvoiteisiin ja oikeutettuihin etuihin.

Mikäli et antaisi suostumusta henkilötietojesi käsittelylle, tai pyytäisit nimenomaisesti henkilötietojesi käsittelyn päättämistä tai tietojesi poistamista, niin tällaisessa tilanteessa punnitsemme turvalliseen ja suojattuun elinkeinonharjoittamiseemme liittyviä intressejämme suhteessa henkilön keskeisiin oikeuksiin, jotta henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät toimenpiteemme olisivat aina mahdollisimman kohtuullisia, rajattuja ja perusteltuja. Mikäli Liikkeellämme ei olisi esimerkiksi enää tarvetta käsitellä sinua koskevia henkilötietoja, niin poistaisimme pyynnöstänne kaikki sellaiset henkilötietosi, jotka olisivat tarpeettomia laillisten velvoitteidemme ja oikeutettujen etujemme suojaamiseksi.

Todettakoon myös, että asiakassuhteita ja henkilötietoja koskevia päätöksiä tekee Liikkeessämme luonnollinen henkilö (ts. ihminen), eikä esimerkiksi automatisoitu koneellinen järjestelmä.

Säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Asiakastietoja pyritään säilyttämään rekisterissä vain tarvittava ja kohtuullinen aika. Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että kirjanpitovaatimukset, verotus, oikeudelliset vastuukysymykset sekä asiakasyhteydenpito voivat kuitenkin edellyttää usean vuoden säilytysaikaa, ainakin tarpeellisten ja keskeisimpien henkilötietojen osalta.

Mikäli toivotte, että poistamme teistä ei-tarpeelliset tiedot, niin pyydämme olemaan yhteydessä, jotta voimme pyyntönne mukaisesti poistaa sellaiset tiedot, joita ei enää tarvita teistä, eikä siis tietojen käyttöön liity myöskään ns. oikeutettua etua. Oikeutettuja etuja tässä tarkoituksessa voivat olla kirjanpidon, verotuksen sekä vastuukysymyksien edellyttämät perustiedot, sekä toisaalta häiriötilanteiden ehkäiseminen, joissa tilanteissa voimme joutua säilyttämään ja käsittelemään tietojanne poistopyynnöstä huolimatta.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei Liikkeessä työskentelevä rekisterinpitäjä siirry harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen. Edellä sanotussa tilanteessa siirtyvälle rekisterinpitäjälle voidaan luovuttaa kopio asiakasrekisteristä, jotta rekisterinpitäjä pystyisi myös jatkossa palvelemaan kanta-asiakkaitaan asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Asiakas ymmärtää, että hänen henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppanimme tarjoamassa Timma-palvelussa. Asiakas suostuu, että hänen henkilötietoja saadaan Timma-palvelun kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojaus

Liike on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan Liikkeen työntekijöillä sekä sen puitteissa toimivilla yrittäjillä ja heidän työntekijöillään on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Lisäksi Timma Oy:n työntekijöille ja Timma-palvelun muille tietojenkäsittelijöille voi syntyä peruste käsitellä manuaalisesti rekisterin henkilötietoja, jotta Timma-palvelu voidaan tarjota Liikkeelle ja sen asiakkaille asianmukaisella tavalla. Timma Oy:n työntekijät ja Timma-palvelun muut tietojenkäsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan asiakkaan henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Liikkeen on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Liikkeelle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Tiedon korjaaminen

Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää Liikettä korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.

Muut oikeudet

Liike pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.

Liike sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Edellä sanotun lisäksi asiakkailla on oikeus kieltää Liikettä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

Emme suorita sellaista automaattista henkilötietojen käsittelyä, joka oikeuttaisi henkilön saamaan henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnöstä voimme tapauskohtaisesti arvioida, että millä tavoin voisimme avustaa henkilöä tietojen manuaalisessa siirrossa kolmannelle.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle koskien henkilötietojesi käsittelyä. Valvontaviranomainen tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä on Liikkeen sijaintimaan tietosuojavaltuutettu.

Evästekäytäntö

Käytämme evästeitä sujuvan käyttökokemuksen takaamiseksi sekä sivuston käytön analysoimiseksi. Tarjoamme Timman varausnäkymää käyttäville liikkeille mahdollisuuden lisätä kolmansien osapuolen palveluja mittaamaan varaussivun käyttöä sekä markkinoinnin tehokkuutta. Voit muuttaa tai peruuttaa hyväksyntäsi evästeisiin sivustolla olevan evästeilmoituksen kautta.

Evästeet ovat käyttäjän laitteeseen tallennettavia tietoja, joita hyödynnetään analytiikka palveluissa sekä palvelujen yksilöinnissä käyttäjille.